目次

会議の目的に合わせてテーブルや椅子のレイアウトを工夫すると、活性化・効率化が図れるため、参加者の満足度が高まり、意欲の向上にもつながります。

この記事では、いくつか種類がある会議室のレイアウトの、目的やメリット・デメリット、適した人数などを紹介します。

レイアウトによって会議のパフォーマンスがどのように変わるのか感じてみたい人は、ぜひ参考にしてください。

会議室のレイアウトの種類

会議室のレイアウトとは、会議を行う際のテーブルや椅子の並べ方のことです。

代表的な会議室のレイアウトには、以下のような形式があります。

・対面形式
・コの字形式
・口の字形式
・島型形式
・スクール形式
・シアター形式

会議の目的に合わせてレイアウトを変えるとパフォーマンスが上がるといわれています。

また、会議を行う場合の参加者一人当たりに必要な面積はおおよそ2〜3㎡、約0.6〜0.9坪とされているため、参加する人数によっては大きな会議室が必要となります。

以下で詳しく紹介していくため、今までレイアウトを気にしたことがない場合は、一度試してみることをおすすめします。

対面形式

対面形式の目的

対面方式は、2チームが向かい合って座るのを想定しているレイアウトです。商談でもよく見かけます。

例えば自社と取引先での話し合いなどの場合、同等の役職の人同士が向かい合うように着席します。

社内では営業チームとそのサポートチームなど、立場が異なる2チームによるディスカッションに役立ちます。

対面形式のメリット

向かい合わせで顔を見ながら話しができるため、一体感が生まれやすいのがメリットです。

また、横一線に並ぶため、その中に上司や先輩がいたとしてもいい意味で対等な関係を感じさせ、活発な意見交換が実現できます。

対面形式のデメリット

対面形式のデメリットは、人数が多くなると両端の人に目が届かなくなったり、端の人が意見交換に加わりにくくなったりするところです。

人数が多いと両端同士の意見交換が難しくなるため、レイアウトとして利用するには人数の見極めが必要です。

対面形式が向いている人数

対面形式は参加人数が6〜8人程度、つまり横に4人程度が並ぶ程度の、規模が小さめの会議の場合に向いたレイアウトです。

必要な面積は8名の場合16〜24㎡、約8坪が必要です。

コの字形式

コの字形式の目的

コの字形式のレイアウトの場合、参加者に資料を見せながら説明ができるため、プレゼンテーションや企画会議・業務報告などに向いています。

また、コの字型は参加者同士のコミュニケーションが取りやすいため、チーム力を上げたい場合や、協力や協調をし合うことが必要な場合におすすめです。

テーブルの端にリーダーや進行役が着席することで、会議がスムーズに進めやすくなります。

コの字形式のメリット

コの字形式のメリットは、どこに着席しても参加者全員の顔が見えることと、資料を見ながらの議論ができることです。

意見をホワイトボードに書き出せるため新しい発想を収集しやすく、全員が同じタイミングで同じ資料を見て説明を聞けるため情報を統一しやすいなど、クリエイティブで効率的な会議が期待できます。

隣の席も近く、コミュニケーションが容易であるため、積極的な意見交換が可能なレイアウトです。

コの字形式のデメリット

コの字にテーブルを並べることで、中央の部分がデッドスペースになるため、広い会議室が必要になるのがデメリットでしょう。

デッドスペースといってもプロジェクターを置けば無駄なスペースになるわけではありません。

しかしコの字にレイアウトすることで、普段違う形式で使っている会議室では普段の参加人数では入りきらなくなる可能性があります。

コの字形式が向いている人数

コの字形式が向いている人数は10〜20人程度です。イメージとしてはチームなど少人数で意見交換する会議に向いています。

あまり大人数になってしまうとせっかく全員の顔が見えるというコの字形式の良さが発揮できない場合があり、デッドスペースもその分大きくなってしまいます。

一人当たり2〜3㎡と考えれば、20人で60㎡、約19坪が必要ですが、デッドスペースが生じる分、大きめの部屋を用意したり多少詰めたりして着席するなど、工夫が必要かもしれません。

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口の字形式

口の字形式の目的

国際会議など要職者が集まる、緊張感をもって会議を行う場合のレイアウトで、重役会議や有識者会議、フォーマルな会議でも採用されています。

コの字形式と似ていますが、コの字形式のように中央に何かを設置できるレイアウトではありません。

さまざまな規模の重要な会議に多く利用されるレイアウトであり、この形式のテーブル配置を見ると反射的に緊張する人も少なくないでしょう。

口の字形式のメリット

どの席に座っても参加者全員が見渡せ、必要かつ適度な距離感を保った意見交換が行えるため、ディスカッションが必要な会議には効果的な配置です。

口の字形式により参加者同士が対等な立場として意見交換ができ、そのような中での緊張感は思考力や集中力の向上を助けます。

また、適度に保たれた距離感は落ち着いた意見交換につながります。

口の字形式のデメリット

口の字形式のデメリットは、この形式に慣れていないと意見交換に差し障るような緊張感を抱きやすいことです。

コの字形式はホワイトボードやプロジェクターがあるなど、ある一定の方向に視線が向く場面がありますが、口の字形式は全員が中央を向いている緊張感が常にあるため、慣れていないと緊張を強く感じるかもしれません。

他にも、コの字形式同様、デッドスペースがあるため、大きめの会議室を用意する必要があります。

口の字形式が向いている人数

口の字形式に適している参加人数は10〜30人程度で、特にフォーマルな会議の場合は口の字形式が向いています。

ただし、あまり人数が多くなると参加者の顔が見えるメリットが薄れてしまいます。

必要面積は1人3㎡と考えて、30人となれば90㎡が必要ですが、コの字形式同様デッドスペースが生じる分、椅子を少し詰めるなどして調整しながら、大きめに用意する必要があるでしょう。

島型形式

島型形式の目的

島型形式は、グループごとに作品を製作したり、討論をしたりするような場合に用いられるレイアウトで、研修やセミナーなどでもよく見られます。

参加人数が多い場合はグループ分けされることが多く、分けられた中で親睦を深める必要があるような場合に適しています。

学生時代のグループ学習や給食時の机の並びなど、恐らく誰でもなじみがあるレイアウトでしょう。

島型形式のメリット

島型形式のメリットはいくつかあります。

・対等な立場で討論しやすい
・発言がしやすくなる
・グループごとで成果が出るため比較がしやすい

大人数のままであれば特に意見を言わないような場合でも、少人数にグループ分けされることで発言がしやすくなり、積極的に討論できます。

また、グループで意見をまとめる過程があることで比較できるため、アイデアが詰めやすくなります。

島型形式のデメリット

島型形式のデメリットは、コミュニケーションの対象がグループ内の参加者に限定される点です。

会議の内容的に島型形式が合っているのであれば、大勢との薄いコミュニケーションよりもグループ分けすることによる濃いコミュニケーションが期待できます。

グループ内だけのコミュニケーションだけでは意味をなさない会議の場合、目的を達成できるレイアウトとはいえません。

大多数よりもグループ内でのディスカッションや親睦がメインであれば、条件に合致したレイアウトといえます。

島型形式が向いている人数

島型形式が向いている人数は、20人以上の場合です。一つの島に対しては、3〜6人が適当といわれています。

島型形式は一定間隔で配置すると、前や横の島の配置のせいでスクリーンが見えなかったり、前が見づらかったりというケースがあります。

決まった数の島が収容できることはもちろん大切ですが、視界の見えづらさを解決するための配置を成功させるには、必要面積にある程度の余裕を持たせ、参加者全員の「見えやすさ」を心がける必要があります。

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スクール形式

スクール形式の目的

スクール形式は、研修や講義・セミナーなど、正面の話し手に注目する必要がある場合に用いられます。

正面にプロジェクターを置いて、関係資料を見せながらの報告会議などにも適しています。

試験や検定などでも使用されるなど、スクール形式のテーブルの並べ方は会議ではない場面でもよく見かけます。

スクール形式のメリット

スクール形式のスタイルは授業によく似ていて、全員で同じ方を向くため集中しやすく、参加者だけでなく話し手も、参加者の表情をよく観察できます。

それぞれがメモを取ったり資料に目を通したりと、十分なスペースによって自分に必要なことが人に迷惑をかけず自由にできるのも、スクール形式のメリットでしょう。

スクール形式のデメリット

会議にはディスカッションがつきものですが、スクール形式の場合は参加者同士が向かい合うことがないため、ディスカッションには不向きです。

参加者は多数いても、お互いに意見交換するようなシチュエーションが必要な会議には向いていません。

スクール形式が向いている人数

スクール形式については向いている人数というよりも、話し手に参加者が向き合う形が必要な場合のレイアウトです。

参加人数に向き・不向きはなく、少人数から大人数まで幅広いといえます。

必要面積の計算もしやすいですが、テーブルを1人に1台のところを3人に1台の長机にするなどで、ある程度の調整もできるでしょう。

シアター形式

シアター形式の目的

シアター形式は、発表会や報告会・講習会・意見交換や入社式など、大人数に対して一方通行的に発表や報告をするようなシーンで取り入れられています。

シアター形式は椅子のみでレイアウトするため、大人数の動員が可能です。

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シアター形式のメリット

シアター形式のメリットは以下です。

・参加者同士のコミュニケーションがとりやすい
・多くの人が参加可能
・並べ方の変更が容易

スクール形式のように全員が正面を向いていますが、テーブルがないため参加者同士の距離が近く、コミュニケーションが取りやすくなります

また、テーブルを配置した場合と比較して30〜50%程度の省スペースになるため大人数の参加が可能です。

「もう少し隣との余裕を持たせたい」「演台を中心に扇形に並べたい」などの場合にも簡単に並べ替えができます。

シアター形式のデメリット

シアター形式ではテーブルがないためメモが取りづらく、ディスカッションには不向きです。もし筆記が考えられる場合、バインダーや下敷きなどを準備したほうがいいでしょう。

テーブルがないと姿勢も変えられないため疲れやすく、集中力が途切れることにもつながります。休憩をはさむなど、参加者への配慮が必要です。

シアター形式が向いている人数

会議室のレイアウトの中でもシアター形式はより多くの参加者を動員可能です。

しかしコミュニケーションは取れてもディスカッションには不向きのため、会議内容は限られます。

参加者1人の必要面積を2〜3㎡とした場合、その70%程度で考えても恐らく窮屈にはならないと思われます。

まとめ

会議室のレイアウトが作業の効率化やディスカッションの活性化を図れるならぜひ取り入れたいところですが、わかってはいても、社内で行える準備に限りがある場合もあるでしょう。

そんなときはホテルの会議プランが便利です。

ホテルメトロポリタンの会議プランは、どのような会議にも相応しい大小さまざまなバンケットルームに、お飲み物・プロジェクター・スクリーン・ホワイトボード・お弁当などのご用意があります。

会議が済んだらレストランでお食事をしながら親睦を深められます。

会議プランについてはお気軽に、ホテルメトロポリタンへお問い合わせ下さい。

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