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年度末などは異動が多い送別会シーズンですが、開催にあたって幹事を頼まれる人もいるかと思います。

しかし経験がない人が宴会の幹事を任されると、何から始めたらいいか分からず、途方に暮れてしまうのではないでしょうか？

この記事では、送別会の幹事の仕事を準備・開催当日・開催後に分けて詳しく紹介します。

お世話になったあの人のご健勝とご多幸を祈って、いい送別会を開催しましょう。

送別会とは

送別会とは、異動や退職などの理由で一緒に働いてきた職場を去っていく人を、感謝を込めて見送る会のことです。

送別会が大規模になる場合は2ヶ月前から、小規模になる場合は1ヶ月前には準備を始めたほうがいいでしょう。

特に年度末の送別会シーズンに差し掛かると、希望している会場は早々に予約が取れなくなってしまう可能性があるため、できるだけ早めに動き出しましょう。

しかし異動や退職の事実が1ヶ月前になっても判明しない場合があるため、事実を知った時点でなるべく早く準備に着手する必要があります。

幹事になったら

幹事を任された場合、送別会の規模に応じて一緒に幹事をやってくれる人と2〜3人のチームを作りましょう。

幹事はやることが多く、集金で会費を預かるなど、確認作業を一人で行うのはミスが発生する可能性があります。

意見をまとめにくくなるため人数は多すぎない方がいいですが、役割分担をしてスムーズに準備をするには最低でも2人で行い、1人ではやらない方が賢明です。

送別会の事前準備

段取りを確認・把握

どのような順で準備を進めていくか工程を確認・把握し、誰が何をするのか役割分担を決めます。

準備の工程の一例は以下です。

1. 参加可能日時を確認
2. 参加人数を確認
3. 会場探し・下見・予約
4. 案内を出す
5. 挨拶の依頼
6. 座席を決める
7. プログラム（タイムテーブル）・司会進行の台本作成
8. 費用徴収
9. プレゼント・花束の手配
10. 会計報告・返金・追加徴収

段取りさえしっかり済ませておけば、8割は終わったも同然のため、ここはしっかり段取りを組みましょう。

主賓や上司の参加可能日時を確認

開催日を決めるためには、まず主賓や上司が参加できる日時を確認して、その中で開催の候補日を絞ると効率よく決めることが可能です。

参加可能日を提示してもらい、その中から5日程度を候補日とします。

候補日時を絞って参加人数を確認

候補日時が絞れたら、アンケートやスケジュール調整ツールなどを利用して他の人にもその候補日5日のなかで参加日の希望を確認し、参加人数を確定します。

必ず回答期限を設けて返答をもらい、返答が遅れている人は再度確認します。ここではあまり時間を取らず、なるべくスムーズに進めましょう。

調整さんやLINEスケジュールなどが便利です。メールなどでURLを送信して、参加可能日を募ります。

その際、二次会の参加についても確認しておきましょう。会場を手配したり予算を立てたりする場合、参加人数の確定が必要です。

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会場探し・予約

参加人数が確定したら人数に見合った規模の会場を探して予約します。

送別会シーズンの場合、目当ての会場が確保できない場合があるため、少し早めの1ヶ月前に予約することが理想です。

会場の目星を付けたら、予約の前に下見をしましょう。お店なら実際に利用するのもおすすめです。

料理はもちろん、職場や最寄り駅からのアクセス・店内のレイアウトやトイレまでの動線・喫煙コーナーの有無・接客態度・料理の提供にかかる時間などは実際利用すると分かります。

また、人数変更の対応やキャンセル料について・キャンセル可能期間、レイアウトは変更できるかなど、会場選びの参考にするため確認します。

条件が揃うところがあったら、予約を取りましょう。これで幹事の仕事で大変とされる会場探しが無事終わります。

二次会を開催する予定であれば、一次会の会場から近いところで候補店をあげておき、一次会会場同様キャンセルなどについて確認し、できるなら予約を取ってしまいましょう。

案内を出す・挨拶の依頼

確定した日時や会場、会費の徴収方法や期限などを記載し、案内をメールなどで周知します。当日の挨拶や贈る言葉、乾杯の音頭などの依頼もこのタイミングで行います。

挨拶等は以下の人たちに依頼しましょう。

・上司の挨拶……参加者のなかで1番高い役職の人
・乾杯の音頭……主賓の直属の上司
・贈る言葉……主賓が特にお世話になった上司や関わりの深い人
・プレゼント・花束贈呈……主賓の部下や関わりの深い同僚など
・締めの挨拶……参加者のなかで2番目に高い役職の人

「2〜3分程度がいいと思います」と挨拶にかける時間の目安も伝えておきましょう。

また、送別会の主賓への案内は、他の参加者と違う内容になります。招待状の位置づけとなるため、会費などのことを記載しません。

座席を決める

主賓や上司が迷わないように座席表を作成しておきます。座席数がきちんと足りているかの確認もとりましょう。

テーブルレイアウトは下見の時点で確認済みのため、それに沿って席順を具体的に決めておけば、当日の進行がスムーズです。

主賓は上座か中央に着席してもらい、上司は役職順で上座から配席します。

幹事は基本下座ですが、複数名いる場合は上座と下座に分かれると気を配りやすく動きやすいです。

費用徴収

費用徴収の方法は案内に載せましたが、事前の場合はこのタイミングで徴収します。主賓からはもちろん徴収しません。

会費については、会場費の他に花束代やプレゼント代、主賓の分の会費などの合計から算出し、二次会の開催や会場が事前に決まっているのであれば二次会費も含めます。

また、送別会の費用を経費として負担できる場合や、福利厚生費が適用できる場合は、費用を安く抑えられます。会社に確認してみましょう。

徴収のタイミングには事前と当日がありますが、メリットやデメリットは以下の通りです。

・事前……当日慌てなくて済むが、個別対応になるため手間取る。当日までの管理も必要
・当日……集まったその場で徴収できるが、受付に手間取る

どちらの方法がいいのかは会場のキャンセル対応によるところもあるため、当日多めに用意したり釣銭を用意しておくなど工夫して、手間がかからない方法をとりましょう。

プレゼント・花束準備

プレゼントや花束代は会費に含めて予算を立てる必要があります。

一人あたりの金額から決めるのもいいでしょう。予算によって花束のみ、プレゼントのみでも問題ありません。

それぞれの相場は以下です。

花束　3,000〜5,000円
　　　定年退職の場合は10,000円
プレゼント　3,000〜5,000円
　　　　　　上司の場合は5,000〜10,000円

新しい職場や新生活で使えるような実用的なものがおすすめです。

二次会の候補店を挙げておく

当日の一次会終了時の雰囲気で二次会の開催を決める場合、候補の店をいくつか挙げておきましょう。

事前に予約をしない場合、年齢層や参加メンバーなどから、もっと飲みたいのか、料理が目当てなのか、静かに語りたいのか、遊びたいのかなど、その場の空気で店を決められます。

それぞれの要望を満たす候補店を数店あげておいて、当日予約ができるか、料金設定、参加人数が収容できるかなどを事前に情報を確認しておくと、当日慌てなくて済みます。

徴収方法が当日になる場合は、参加者リストなどでしっかり管理しましょう。

送別会当日

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座席確認

幹事は他の社員より少し早く職場を出ます。会場についたら、座席の不足がないか座席確認をしましょう。

幹事は受付係と誘導係を分担して、参加者を座席表通りに誘導します。

当日のプログラム

作成しておいたプログラムに従って司会進行します。

以下はプログラムと司会進行の一例です。

開始の挨拶	本日はお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます。 只今から、△△さん（主賓）の送別会を始めたいと思います。 司会進行させていただきます〇〇です。よろしくお願いします。
上司の挨拶	開催にあたり〇〇社長（など役職名）よりご挨拶を頂戴したいと思います。 〇〇社長、お願いいたします。 〇〇社長、ありがとうございました。
乾杯の音頭	続きまして、〇〇部長に乾杯の音頭をとって頂きたいと思います。 皆様、グラスをご準備ください。 〇〇部長、お願いいたします。
会食 （ご厚志を預かった場合）	〇〇部長、ありがとうございました。 （ここで、ご厚志を頂いておりますのでご報告いたします。〇〇社長、〇〇専務、ありがとうございます。） それではしばしご歓談ください。
贈る言葉	お食事をお楽しみ頂けていますでしょうか。 それではここで、△△さん（主賓）の同期でもあられる〇〇さんより、ご挨拶を頂戴します。 〇〇さん、ありがとうございました。
花束贈呈	△△（主賓）さんへ、〇〇（会社名・部署名など）より花束をご用意いたしました。 代表して〇〇さん、お願いいたします。
主賓挨拶	△△さん、最後にご挨拶をお願いいたします。 △△さん、ありがとうございました。
締めの挨拶	お時間がまいりましたので、〇〇専務より、締めのご挨拶をお願いいたします。 それでは〇〇専務、よろしくお願いいたします。 〇〇専務、ありがとうございました。
閉会の挨拶	それではこれにてお開きとなります。 皆様、本日はありがとうございました。 △△さん（主賓）の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
二次会誘導	この後、近くの〇〇（店名）で二次会を予定しております。 参加される方は各自ご移動お願いします。

二次会

二次会を開催する場合、幹事の一人は一次会会場に残り二次会会場への誘導を、別の幹事は先に二次会会場に行っておいて、参加者を迎える準備をしておきます。

出欠の確認をする、その場で会費を徴収するなどが必要であるため、参加者リストを用意しておいてチェックしましょう。

送別会開催後

収支会計報告・返金など

開催からあまり日を置かずに、遅くても3日以内には参加者に報告しましょう。

ご厚志が入った場合や会費を福利厚生費とすることができる場合には返金が、会場費などが不足していた場合には追加徴収が発生するため、会計報告をする必要があります。

花束やプレゼントなどの費用についてはレシートや領収書を添付します。

また、ご厚志がある場合は誰から受け取ったのかも報告します。その際、寸志をくれた人が複数人いる場合は、金額を明示するのは避けましょう。

余剰金の額が大きくない場合、次回の飲み会や送別会に繰り越すこともできます。

他人様から預かったお金の話のため、しっかり管理した上で数字的な結果を参加者に説明して明らかにしましょう。

お礼メール

開催日のプログラムについて挨拶を依頼した上司・同僚には、必ず翌営業日にお礼のメールを送りましょう。

ご厚志を受け取った場合は合わせて感謝の気持ちを伝えます。

特にメールにして送る時間帯も、開催翌日の朝一番などに送信し、後回しにしないようにしましょう。

まとめ

お世話になった人を送り出すのは寂しいことですが、感謝の気持ちを伝える機会になることは確かです。

活躍を祈りながら、新しい門出を祝うようなすてきな会を執り行うことができれば、その送別会の幹事をしたことは自信につながります。

ホテルメトロポリタンの宴会プランは幅広い収容人数に対応できる会場をご用意しております。

コーススタイルやビュッフェスタイル・ランチパーティ・着席スタイルや立食スタイルなど、豊富なプランからお選びいただけます。

感謝の気持ちを込めた送別会を、ホテルメトロポリタンにお手伝いさせてください。

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