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忘年会や新年会の幹事を任されると、準備も大変ですが、その前に開催時期をいつにするのか迷う人も多いでしょう。

忘年会シーズン・新年会シーズンというのはよく耳にしますが、実際はいつ頃が適しているのでしょうか？

この記事では、忘年会・新年会の開催時期について、いつ頃開催がいいのか、いつから準備し始めるのか、日程や会場の決め方などを紹介します。

忘年会や新年会の日程を希望通りにするためには早めの準備が必要です。ぜひ参考にしてください。

忘年会・新年会の日程はいつ頃がいい？

忘年会は12月、新年会は1月が一般的

忘年会は12月中旬、新年会は1月中が一般的にピークといわれています。

忘年会については、12月の第2週か3週の金曜日（休み前）が理想ですが、12月下旬になると誰もがプライベートで忙しくなるため、12月初旬や11月下旬に済ます会社も今では珍しくありません。

新年会の場合は仕事始めの週末か翌週末に開催する会社が多いですが、やはり忙しい月ではあるため、2月上旬まではまだ新年会としてもいいとされています。

年末年始の忙しさは会社によって違い、参加者のスケジュールもそれぞれ違うため、日程を調整するとなると準備を早めに行うことが重要です。

会場の予約は1〜2ヶ月前に済ませる

開催日を決めても、その日に希望の会場の予約が取れるかどうかは分かりません。

会場を予約する際、人気のお店は予約が早く埋まる可能性があるため、時期によっては狙った日付での予約が取れない場合があります。

早めに予約を取ることでお得にできる『早割プラン』などもあり、検討には時間が必要です。

特に、宴会の参加人数が多い会社では、日程調整だけで時間を取られる可能性があります。

開催予定の2〜3ヶ月前あたりから動き始め、予約は1〜2ヶ月前には済ませた方がいいでしょう。

時期を外すメリットもある

シーズン中の混雑を避けたり、お得意様や仲間内など他の忘年会や新年会と被る可能性を避けるため、あえて時期を外すのも手です。

忘年会なら前の月に、新年会なら次の月にと、混雑する時期を避けられるため落ち着いて準備ができるメリットがあります。

ただし、シーズンを避ける場合でも同じようなことを考える会社が他にもあることを考えて、時期を外す場合も早めに準備を始めるのが安全です。

忘年会・新年会の日程の決め方

上司や取引先の都合のよい日を聞く

忘年会や新年会では上司に挨拶を依頼するのが一般的であるため、まずは参加をお願いする上司の都合のよい日を確認します。

確認が取れたら照らし合わせ、候補日を4〜5日ほどに絞ります。

この中から開催日を決定しますが、この時点でスケジュールが空いていても、日程調整に時間をかけ過ぎると予定が入ってしまう可能性があるため、速やかに進めましょう。

候補日を絞って参加可能日を回答してもらう

候補日を絞ったら、メールや回覧などで対象者に参加可能日を回答してもらいます。

その際、回答期限を必ず決めましょう。返答が遅れている人には再度返答を促すなど、遅くならないよう配慮が必要です。

忘年会や新年会は、仕事仲間の労をねぎらったり、新しい年の決起集会だったりと、社員同士の交流以外にも意味のあるイベントです。

日程調整は大変ですが、より多くの人が参加して楽しい会にできるよう頑張りましょう。

アプリを使って日程調整

日程調整ではパソコンやスマートフォンで利用できるアプリを使用すると効率的です。

LINEスケジュールはトーク画面で作成できるため、LINEを利用している人であれば誰でも利用可能です。

調整さんはアプリのインストールが不要であり、パソコン・スマートフォン・ガラケーでも使えます。

参加する人の傾向に合ったアプリを使用して、日程調整をスムーズに進めていきましょう。

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会場を予約して初めて開催が決定できる

幹事にとっての大役である『会場探し』で重要になるのが日程調整です。この2つの仕事が上手くいくことで、忘年会・新年会を希望の時期に開催できます。

そのためには上述した通り、早めに準備に取り掛かる必要があります。

参加者を確定して日程を調整し開催日が決定しても、会場を予約しなければ希望の時期に忘年会・新年会を開催することはできません。

時期を逃すと予約が取れない会場も出てくるため、日程調整と並行して、以下の内容を参考に会場の候補をあげておくことをおすすめします。

忘年会・新年会の会場選びのポイント

会社からのアクセス

仕事が終わってからの忘年会・新年会の場合、会場へのアクセスの良さは重要なポイントです。

もし会社から近い場所にいい会場がないような立地の場合は、最寄り駅や主要駅の周辺で探しましょう。

二次会を考えている場合は、お酒を飲んで酔うことを考えて、一次会会場から移動しやすい場所を探しましょう。

料理やドリンクの内容

食の好みはそれぞれ違うため全員の希望を叶えることは難しいですが、せめて個性的過ぎて癖のあるメニューではなく、平均的に楽しめるようなものを選びましょう。

飲み放題は予算が組みやすくておすすめですが、費用と内容のバランスが大切です。メニューや品数をよく吟味して決めましょう。

また、コース料理や飲み放題の場合、お酒が飲めない人のためのソフトドリンクがあるかどうかを確認しておく必要があります。

日程調整の際などに食事の希望を事前にアンケートを取っておくと参考にできます。

人数変更・キャンセル時の対応について

急な人数変更やキャンセルなどの場合、違約金が発生する、いつまでキャンセルや変更ができるのかなど、決められているルールは参加者に周知しておく必要があります。

会費が未回収で当日キャンセルが出た場合、一旦立て替えて後日返却してもらうという対応もできますが、幹事はその分余裕をもって現金を用意しておく必要があります。

キャンセルがいつまで可能か、キャンセル割合は何%であるのかなどを参加者には事前に知っておいてもらいましょう。

適切な予算

参加人数に対して適切な規模の会場を選びましょう。大きすぎる会場は広々として過ごしやすいかもしれませんが、会費も上がってしまいます。

一般的に忘年会・新年会の会費は一人当たり5,000〜10,000円程度です。

飲み放題や忘年会・新年会向けのプランや早割・団体割引など、お得に利用できるものがあれば活用し、浮いたお金は参加者に還元しましょう。

下見をする

候補の会場がいくつかに絞れたら、予約する前に下見をしてみましょう。

アクセスや店内の動線・テーブルなどの配置などを知っておくと幹事には便利です。

インターネットの口コミや知人からの情報などで目星をつけることはできますが、当日実際に利用したら想像していたのと違ったということはよくあります。

ランチなどで実際に利用してみると、料理提供の速さやスタッフの対応など、サービスの質を確認できるでしょう。

設備が充実しているか・清潔感はあるか

使用できる設備の充実度や、清潔感があるかなどを確認しておくとよいでしょう。

忘年会や新年会では余興などを企画することも多いと思いますが、マイクやスクリーンなどが使用できれば余興の幅も広がります。

・余興で使用する設備を借りられるか
・貸切ができるか
・トイレがきれいか
・化粧直しができるか
・喫煙所はあるか
・会場からトイレへの動線

以上をポイントとして、気持ちよく会を楽しめるようしっかり下見を行いましょう。

二次会を想定しておく

二次会を開催する場合、一次会同様に二次会の事前準備もしておく場合と、一次会が終わった後の流れで開催を決める場合とがあります。

二次会を予定している場合、事前に参加を確認しておくと大体の人数が把握できるため、二次会の会場も選びやすく事前の予約も可能です。

会費も事前に徴収できるためスムーズに進められますが、さまざまな事情で欠席者がでるかもしれないため、人数変更やキャンセルに柔軟に対応できる会場がいいでしょう。

もし当日にならないと確定しない場合でも、好みや年齢層・男女比・遊びたい場合と静かに飲みたい場合などを考えて会場の候補を事前にいくつかあげておきましょう。

二次会会場を選ぶポイントは以下の通りです。

・一次会の場所からアクセスしやすい場所
・夜遅くまで営業している
・一次会の様子から「はしゃぎたい」や「語りたい」など二次会に対するニーズを読む

一次会の閉会の挨拶辺りのタイミングで「この後、二次会を予定しております」と切り出します。断られたら一度だけ引き止め、無理強いしないのがマナーです。

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忘年会・新年会の会場に迷ったらホテルがおすすめ

料理のクオリティが高い

ホテルで行う忘年会・新年会の場合、まず料理のクオリティが高いのはいうまでもないでしょう。

高級なホテルになるとさまざまなジャンルのレストランが入っているため、宴会プランのお料理も和食・洋食・中華・イタリアンなど、幅広いメニューが楽しめます。

こだわりのある本格的な料理が楽しめる会になるでしょう。

立地条件がよい所が多い

ホテルは基本的に、主要駅の近くに建っていることが多く、交通手段に困ることがないといえます。

利用したことのない人でも、ホテルは大抵ランドマーク的な存在であり目に付くため道に迷うこともほとんどなく安心です。

サービス満足度が高い

ホテルスタッフには高い接客対応や美しい言葉遣い・振る舞いなどが求められるため、サービス満足度が高くなります。

もちろん清掃も行き届いているため、清潔感のあるなかで宴会を楽しむことができます。

また、ホテルは音響やイベント演出のための機材や設備が整っているため、本格的な余興が行えます。

大人数に対応

ホテルで忘年会・新年会を開催する場合の大きなメリットは、100人以上などの大人数に対応できることです。

収容人数もさることながら、サービススタッフの人数も合わせて対応してくれるため、安心です。

忘年会や新年会で社長や上司を含めた全社員が参加すると、人数が多い会社の場合はホテル以外で対応できる会場はなかなか探せないでしょう。

年に数回しかない全社員の交流の場である会場の用意が、ホテルなら可能です。

宿泊できる

ホテルでは宿泊もできるため、例えば地方支社の社員や遠方の役員・お世話になっているお得意様に参加してもらいやすいこともメリットです。

ホテルなら主要駅が近いところが多いため帰路にストレスも少なく、朝食をとってからチェックアウトできるなど、帰る時間を気にすることなく会を楽しんでもらえます。

遠くても「参加して良かった」と感じてもらえるでしょう。

まとめ

1年間の成果を称え仕事仲間に感謝をする忘年会、新しい1年の目標を共有し決意を新たにする新年会には、こだわりのある会場でハイグレードなひとときを味わいませんか？

ホテルメトロポリタンの忘新年会はビュッフェスタイルのパーティプランがおすすめ。着席スタイルか立食スタイルをお選びください。

お料理には和洋中折衷料理・和洋折衷料理・西洋料理と、どなたにもご満足いただける幅広いメニューをご用意しています。

1年間頑張ったご褒美としての忘年会、更なる発展に向けての新年会に、ホテルメトロポリタンをぜひご利用ください。

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