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忘年会や新年会・歓送迎会などで新入社員が任されがちな幹事ですが、何から準備すればいいのか分からないという人は多いと思います。

この記事では、忘年会や新年会などの幹事が行う業務を、事前準備・開催当日・翌日以降のそれぞれのポイントを押さえて紹介します。

参加者に楽しんでもらえる会を開催するための参考にしてください。

幹事の役割

忘年会や新年会などの幹事の役割は、社員の数に違いはあってもその内容は大差がなく、こなさなければならないことがたくさんあります。

確認事項も多く一人では見落としが発生することもあるため、幹事を任されたら以下のようなチームを組みましょう。

・多角的な視点を持つため、男性と女性の両方をメンバーに入れる
・2〜3人程度の、意見をまとめやすい人数にする
・司会・進行スタッフ・会計など、役割分担する

LINEやアプリを使用するなど、情報共有の手段を持つとスムーズに進みます。

幹事には以下のような役割があります。一例としてご参考ください。

＜事前準備＞
段取りを組む
日程調整
人数確認
会場選び・予約
参加者・関係者への案内
会費徴収
席順決め・進行の確認・余興の企画
二次会予定

＜開催日当日＞
会場案内・受付
ファーストドリンクを注文
開会挨拶・司会進行
余興進行
中締め
会計
閉会・二次会案内
二次会への誘導・帰宅者へのサポート

＜開催翌日以降＞
追加分徴収・つり銭の返金など会計報告
協力者への感謝の言葉かけ

参加日程の調整に一番時間がかかるのと、シーズンに入ると会場の予約が取りにくくなる可能性があるため、準備には2〜3ヶ月前から取り掛かりましょう。

忘年会・新年会までの事前準備

段取りを組む

以下に紹介する項目を参考に、幹事の役割を決めて工程表を作り、誰が何をいつまでにするのかをしっかり決めましょう。

グループLINEで情報共有したり、Googleスプレッドシートを活用するなど、全員で確認ができるようにすることで、お互いのフォローもしやすくなります。

日程調整

日程調整を行う場合、候補日を4〜5日程度に絞って、回答の締切日を指定してメールや回覧などで全員に希望を聞きます。

候補日は、以下の条件をクリアした日で絞りましょう。

・幹事やその協力者が出席できる日
・会社が忙しくない日
・社長や上司などキーパーソンとなる人物が参加できる日

候補日を決める際にLINEスケジュールや調整さんなどの日程調整ツールを使用すると便利です。お知らせのメールなどにURLを提示するとスムーズに進められます。

人数確認

参加人数は予約する会場の規模に関わるため、早めに確認し確定させます。

先に返答をもらっていた人でも予定が入ってしまう可能性があるため、返答期日までに回答がなかった人に対してはなるべく早く返答を求めましょう。

また、参加者に関してはリストを作成しておきましょう。会費の回収や二次会参加の確認など、諸々で使用できます。

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会場選び・予約

会場選びの際は会社からのアクセス・人数に合った規模などを考慮して選びましょう。

候補をいくつか挙げて下見を行い、座席配置や余興のための音響・使用できる設備・時間の延長の不可・予算などをチェックします。

また、料理に関してはできるだけ参加者全員が満足できるよう、コース料理や飲み放題を選ぶと、会費管理もしやすいためおすすめです。

忘年会・新年会の会費の相場は1人あたり5,000〜10,000円です。

シーズンが近くなると、人気のお店や会場はすぐに埋まってしまうため、なるべく早く予約することを心がけましょう。

参加者・関係者への案内

会場が決まったら、参加者へメールや郵送で案内し、最終的な参加の確認を行います。

また、会場での挨拶をお願いしたい人にはこのタイミングで依頼しましょう。

挨拶は参加者の中で以下の立場にいる人にお願いします。

・代表者挨拶……1番目に役職の高い人
・乾杯の音頭……3番目に役職の高い人
・中締め……2番目に役職の高い人
・本締め……幹事か司会者（中締めがない場合の本締めは2番目に役職の高い人）

少なくとも1ヶ月前には送るようにしましょう。上述した日程調整ツールを使用するのも効率的です。

以下は案内文の一例です。

案内状

会費徴収

当日の幹事は忙しいため、会費は事前に集めておくと当日の支払いがスムーズに済みおすすめです。

会社の福利厚生などの一環で補助が出る場合、参加費の負担を減らせる場合があります。

また上司からご厚志（寸志）を受け取った場合は後ほど会計報告して参加者に返還できます。

回収の際はリストでしっかり管理しましょう。

席順決め・進行の確認・余興の企画

開催当日の大事な流れに関わる、席順や会の進行・余興などについて決めます。

忘年会や新年会の場合、役職順で座席が決まります。基本的に出入り口に一番遠いところが上座です。

座席は「社長→専務→常務→本部長→部長→課長→係長→主任」の順で決めます。新入社員や幹事は出入り口付近を指定しましょう。

進行も決めますが、司会が必要な余興などがある場合は台本を作っておくと当日の進行が楽になります。

二次会予定

二次会の参加人数は当日でないと分からないため、候補を前もってあげておき、仮予約ができるか交渉しておくとよいでしょう。

一次会の会場に近い場所で、夜遅くまで営業しているところがおすすめです。

一次会での雰囲気や料理のボリューム・参加者の年齢層などから、二次会で騒ぎたいのか、飲みたいのか、ゆっくり語りたいのかなど、何を求められるのかを読み取りましょう。

対応できるような店をいくつかピックアップしておくと安心です。

忘年会・新年会当日

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会場案内・受付

幹事は会社で参加者に声掛けをして、会場や席順・余興の準備の確認をする必要があるため、開始の20〜30分前には会場に向かいます。

受付や、当日回収の場合の参加費の徴収などを行います。明るく出迎えて期待値を上げましょう。

ファーストドリンクを注文

忘年会・新年会の際は、開会挨拶と代表者挨拶・ご厚志紹介などの後に乾杯の挨拶があるため、それまでに参加者全員にドリンクを用意します。

多少時間がかかることを考慮し、乾杯までに希望を聞いて注文しておきます。

メモ帳やリストを利用して把握しましょう。

開会挨拶・司会進行

開会挨拶→代表者挨拶→ご厚志紹介→乾杯と進めていきます。

以下は開会挨拶と代表者挨拶の一例です。ご厚志紹介や乾杯も同様に参考に進めてください。

また、ご厚志の紹介の際、金額は言わないことがマナーです。

開会の言葉

余興進行

前もって用意しておいた台本を元に進行します。司会進行とは役割を分けるのもおすすめです。

既に酔っている人がいた場合にふらついていると危ないため、余興の内容によっては参加させないよう他の幹事役に気を配ってもらいましょう。

中締め

中締めは、後に予定がある人や帰宅を希望する人が退席しやすいように宴会中に一区切りをつけるのが目的の、宴会の終わりが近いという合図です。

中締めの挨拶

会計

会場への支払いは、閉会の前に済ませておきましょう。

支払額が確定している場合は、開会前に済ませられるのが理想ですが、閉会後は慌ただしくなるため、できれば閉会前に終わらせておくと、閉会後の誘導に支障が出ません。

閉会・二次会案内

閉会の時間になったら、事前に依頼していた上司に締めの挨拶をしてもらいましょう。

閉会の挨拶の際には二次会の案内をして、閉会後は幹事は最後まで会場に残り、忘れ物のチェックや酔っている人の介抱・会場の人にお礼を述べるなどの退店の対応をします。

閉会の挨拶・二次会案内

二次会への誘導・帰宅者へのサポート

一次会の閉会までに二次会参加者を確認しておき、二次会場への予約を入れておきます。

一次会閉会後、二次会場には先に幹事の1人を向かわせて、入り口で参加者を誘導し、必要であれば会場に入る際に集金しましょう。

一次会場に残る幹事は、帰宅する参加者のためにタクシーや運転代行の手配・最寄り駅までの案内・飲み過ぎてしまった人のホテルを予約するなど、サポートします。

忘年会・新年会の開催以降

追加分徴収・つり銭の返金など会計報告

忘年会・新年会の参加者に会計報告をします。追徴・返金がなくても必要です。

一次会でもし残金が出ても、二次会に参加しない人がいる場合は二次会にあてないよう注意しましょう。

ご厚志が複数あった場合は金額の差を明確にしないよう、会費の方に含めます。

会計報告の内容は以下を参考にしてください。

会計報告書

協力者への感謝の言葉かけ

開会の言葉や乾杯の音頭・ご厚志などについて、協力頂いたお礼を伝えましょう。

日を置かず、できれば開催日翌日にメールなどで早めに送ります。

お礼メール

お酒の席での注意点

幹事は事前準備や当日の進行・後日の報告の他にも、お酒の席ということで以下のことに気を配る役目もあります。

・トイレの位置確認・飲み過ぎた人の誘導
・騒がしい場合「ちょっと盛り上がり過ぎてます！」程度にして直接的な注意はしない
・グラスが空いていないか確認しながら声掛け
・退屈そうにしている人に声掛け

幹事は参加者が楽しんでいるかどうかに気を配ることが大切な役割です。

自分は楽しめないと思いがちですが、翌日の社内の雰囲気がいいとやりがいを感じる役割でもあるため、隅々に心配りしながらよい会にしましょう。

まとめ

忘年会や新年会の幹事の役割について、事前準備から開催翌日に分けて紹介しました。

案内や司会進行の実例を紹介しましたが、実際はもっと親しみのある言葉がけで実践してみてください。

幹事を任されて会場をお探しならホテルメトロポリタンの宴会プランをどうぞご利用ください。

ビュッフェスタイルやコーススタイル、人数も20名程度の小宴会から最大800名収容の大宴会場まで、幅広く対応できます。

ホテルメトロポリタンは東京のターミナル駅「池袋」メトロポリタン口より徒歩1分。ご見学もお気軽にお問い合わせください。

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