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大学の卒業式後には謝恩会があります。一緒に学んだ友達やお世話になった先生方と素敵な非日常のひとときを過ごす謝恩会の準備は、卒業生が行います。

この記事では、謝恩会の幹事になった卒業生がするさまざまな準備やその手順、ドレスコードの確認や、便利なホテルの謝恩会プランについて紹介します。

社会人の第一歩ともいえる幹事を見事にこなして、感謝の気持ちを謝恩会に込めて伝えましょう。

謝恩会とは

謝恩会とは、卒業生がお世話になった先生を招待して、卒業式後に催されるパーティーのことです。

研究室やゼミなど小規模な単位から、学年全体で行われる大規模なものなどがありますが、主旨はどちらも同じです。

謝恩会には準備しなければいけないことがたくさんありますが、卒業式とともに思い出深いイベントになるよう、頑張って準備しましょう。

謝恩会の主催は学生

謝恩会の主催は卒業生です。先生方を招待してもてなすにあたり、予算を立て、会場を選んで決め、会費を徴収、司会進行・余興・会計報告など、全ての準備を学生側で行います。

『幹事』はその準備を取りまとめて行います。

しかし、イベント準備にはしなくてはならないことがたくさんあり、1人では大変であること、確認作業は1人ではミスが生じるなど難しいことなどから、何人かで役割分担をして行うのが一般的です。

幹事を任されたら、一緒に幹事をする人を探して、役割分担できるチームを編成しましょう。

チーム編成の一例です。

・リーダー・サブリーダー……チームを取りまとめ、工程の管理、情報共有など行う
・企画・司会進行……謝恩会の進行や余興など、企画全般
・製作・裏方……装飾作成や音源・映像関係など
・物品・備品購入……記念品や花束・必要な備品などの手配
・会計管理……会費徴収から会計報告などを担当

会場をどこにするか、参加人数によっても役割分担は変わります。謝恩会を開催するとなったら、なるべく早めに打ち合わせをして、誰が何をするのかを決めましょう。

人数が多すぎるのも意見をまとめづらくなるため、卒業生20〜30人に対し1人程度の割合で選出しましょう。

謝恩会の準備

予算・会費を決定する

謝恩会を開催するための予算を、卒業生から徴収する総額を目安に計上します。会費は先生方からは徴収しないため、卒業生の会費に含めます。

必要経費の一例は以下です。

・飲食代
・会場代
・記念品・花束・プレゼント代
・景品代
・予備費（もしもの不足分や備品購入などのため）

飲食費と会場費は、どこで謝恩会を行うかで多少変わります。

大学内でケータリングを利用する場合は会場費を考える必要はなく、ホテルなどで謝恩会プランなどを利用する場合は、飲食代と会場代を分ける必要はありません。

そのため、先に会場をどこにするか目星を付けてから予算を考えた方がいいでしょう。

また、当日キャンセルの参加者の会費をどうするかも確認しておきます。欠席でも全額会費を徴収する場合は事前に参加者への通知が必要です。

予備費については参加者の負担が膨らむと参加率の低下につながるため、注意して計算してください。

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会場を決める

謝恩会の会場は大学構内やレンタルスペース・ホテルやレストランなどが会場として利用できます。

数ヶ所に絞ったらランチなどで下見すると、料理やトイレまでの動線なども確認できるためおすすめです。

費用やお料理の他にも、卒業式会場や最寄り駅から近いなど集まりやすい立地で選ぶようにしましょう。

おすすめはホテルやレストランです。

ホテル

開催場所として人気のあるホテルの場合、謝恩会プランを利用すると、以下のようなメリットがあります。

・経費はかかるがさまざまな準備を任せられるところが多い
・トイレや化粧室なども綺麗
・料理やサービスに対して安心感がある
・高級感を味わえる
・謝恩会プランは通常の宴会プランより価格が抑えめの場合あり
・設備が借りられる

卒業式後は着替えに戻ったり着付けを解いたりと忙しくなります。イベントプランを利用すると事前準備が楽になるなど、晴れの日に高級感を味わえるホテルを利用するのはおすすめです。

レストラン

レストランでの開催も人気があります。メリットは以下です。

・学校から近い場所などが利用できる
・価格がリーズナブル
・謝恩会プランなど各種プランがある

比較的サービスの良いレストランが利用できれば、謝恩会の会場としてはそこまで経費も気にせず利用できるでしょう。

しかし大人数といっても、ホテルの収容人数に比べると広さに不安があるため、参加人数によるところがあります。

謝恩会のプログラムを把握

司会・進行を担当する場合、スムーズな進行のために当日のプログラムや司会の台本などを作成して確認しておく必要があります。

以下は2時間の開催の場合のプログラムとタイムスケジュールの一例です。

1. 開会宣言（5分）
2. 幹事挨拶（5分）
3. 乾杯・歓談・食事（30分）
4. 余興（20分）
5. 歓談・食事（30分）
6. 先生へ感謝の言葉と花束等贈呈・先生の挨拶（15分）
7. 閉会宣言（5分）

先生の挨拶は事前に頼んでおきましょう。人数によっては全員にお願いしてもいいでしょう。

開会宣言や閉会宣言の文言や乾杯の音頭など、前もって決めておくと当日困ることがありません。

進行についてはタイムスケジュールを立てて、リハーサルをしておくと進行が遅れたときなどの時間調整に役立ちます。

当日は何があるか分からないため、事前にしっかりイメージトレーニングをして対応できるようにしておきましょう。

余興の企画

余興を担当する場合、ビンゴゲームのようなみんなでできるゲームや、バンド演奏やダンスなどの出し物、スライドショーなどを企画します。

2〜3時間ほどの謝恩会の中で、余興にあてられる時間は15〜30分程度となります。

全体の司会進行と余興の司会を同じ人が行うのは負担が大きいため、余興は別の人が司会をするよう分担するのもおすすめです。

他にも、景品が出るような余興を企画する場合、予算内での準備も必要です。

感謝の気持ちが伝わるような内容で、よく考えて企画しましょう。

記念品・花束の準備

花束やプレゼントは先生方に感謝のしるしとして、記念品は卒業生に記念になるようなものを送るのが一般的です。

先生方に贈るプレゼントには、学校生活で役立つものや、使ってなくなることがないものなどがいいでしょう。マグカップやUSBメモリ・置時計や筆記用具などがおすすめです。

卒業生からは人数×100〜200円程度を目安に徴収するといいでしょう。退職される先生には、現職の先生より若干価格設定を高めにしましょう。

卒業生に贈る記念品で人気があるのは、時計やフォトフレーム・印鑑など、他にも名前や日付が入れられるようなものも思い出に残ります。1人辺り500〜1,000円程度が相場です。

予算の範囲内で収まるように検討し、当日まで準備しましょう。

写真や動画の撮影・編集

謝恩会で写真や動画の撮影を予定する場合、卒業生が行うのかプロに依頼するのかをまず決めましょう。

卒業生が担当する場合、歓談中の様子はもちろん、記念撮影となる全体写真を撮るカメラマンをすることになります。

参加者の人数が多い場合は、2人くらいで撮影するのも手です。まんべんなく参加者を撮影できるように工夫しましょう。

他にも、動画を撮る場合は編集作業や、後日配布する方法（媒体での配布・web公開など）の確保など、意外とやらなければならないことが多かったり、それなりのスキルが必要だったりします。

プロに依頼する場合、納品方法や料金体系がさまざまありますが、一生に一度の記念をプロの技術で残すことができて安心です。

予算も変わってくるため、早い段階からしっかり検討しましょう。

収支報告

会計を任されたら会費の徴収や当日の会場での支払い、会計処理や収支報告を担当します。

事前に徴収するか当日に徴収するかによっても現金の取り扱いが変わってきます。

事前に徴収する場合、大金を当日まで預かることになるため当日徴収の方が安心ですが、その場合は参加者リストによる受付と管理が必要です。

そして謝恩会の事前や当日の他に、開催後にも報告作業があります。

もしも余剰金がある場合は、生徒会への寄付や次年度の謝恩会への繰り越しなどに充てます。報告方法はWeb公開やメールなどが便利です。

会場への支払いの他に記念品や備品の購入分なども卒業生から徴収して購入するなどやることが多いため、ミスがないよう途中で何度か他の人に確認してもらいつつ、しっかりした管理を心がけましょう。

ドレスコードを確認する

卒業式の袴は着替えるのがおすすめ

大学の卒業式は、洋装の場合は特に問題はないとして、和装で参加した場合は謝恩会前に着替えるのが一般的です。

レンタルしたものは返却が必要です。借り物を謝恩会に着て行って食事で汚すことがないようにしましょう。

返す必要がない場合は、謝恩会を開催するホテルのトイレで着替えられるか、着替えができるスペースがあるかなど、問い合わせてみると良いでしょう。

コインロッカーやホテルのクロークなど、一旦荷物を預ける方法を確保しておくと安心です。

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フォーマルなパーティー

謝恩会を開催するホテルやレストランのドレスコードには、以下のようなものがあります。

・フォーマル
・セミフォーマル
・インフォーマル
・スマートエレガンス
・カジュアルエレガンス
・ビジネスアタイア
・スマートカジュアル

この中でも、ホテルが開催場所の場合に指定されるドレスコードは、一般的にセミフォーマルかインフォーマルです。

セミフォーマルの場合は昼と夜で装いが変わります。インフォーマルは時間帯でのルールの違いはありません。

そしていずれも、以下にあるようなフォーマルの基本的なルールは押さえましょう。

・過度な露出はしない。膝が見えるくらいの丈・ノースリーブドレスなどはOK
・生足はマナー違反。肌の色に近い薄手のストッキングを着用する
・デニムやスポーツテイストなどカジュアルな装いはNG
・男性は白いシャツにネクタイ・ポケットチーフ
・女性はパンプス、男性は黒の革靴

結婚式ほど厳格ではないため、ルールを押さえて自分らしい装いを楽しみましょう。

おすすめのコーデ

袴のまま謝恩会に参加する場合は別として、ほとんどはスーツか、女性はドレス・ワンピースを着用するのが一般的です。

謝恩会のためにわざわざドレスを購入するのも……と考える場合、手持ちのスーツでもコサージュやアクセサリー・靴やバッグを上手く使うとドレッシーにコーディネートできます。

男性の場合は礼服だと堅苦しいため、ダークスーツやビジネススーツでもOKですが、せっかくの謝恩会のため、ネクタイやチーフをパーティー向けに、織り柄のシャツを選ぶなど、華やかに着こなしましょう。

女性のワンピースやドレスで謝恩会に人気なのは大人っぽいブラックやネイビーです。1着持っておくとさまざまな場面で失敗しないため重宝します。

逆に明るい色を選ぶとレフ板の役目をするため写真撮影に一役買います。レストランが会場の場合はパンツドレスもOKです。

特に女性にとっては服装を選ぶのが謝恩会の楽しみの一つでもあります。ルールを踏まえて上品に装いましょう。

ホテルの謝恩会

思い出深いイベントとなる謝恩会には、ホテルの謝恩会プランがおすすめです。

学生さんが主催するイベントのお手伝いとなるオプションや抑えめの価格帯などもあり、普段経験する機会の少ないラグジュアリーなひとときを、大人の入り口に立つ卒業生の方々から恩師の方々へ提供できます。

上述しましたが、再度確認してみましょう。

・経費はかかるがさまざまな準備を任せられるところが多い
・トイレや化粧室なども綺麗
・料理やサービスに対して安心感がある
・高級感を味わえる
・謝恩会プランは通常の宴会プランより価格が抑えめの場合あり
・設備が借りられる

慣れない幹事役でも、ホテルと二人三脚で謝恩会が開催できれば、楽しみながら無理なく進行できるでしょう。

本来、謝恩会は楽しむものです。イベントの醍醐味を、ホテル開催で感じてみてください。

まとめ

これから社会人として活躍していく大学の学生さんがお世話になった先生方へ感謝の意を表す謝恩会は、大きな成長が垣間見える機会です。

支えてきた大人たちにとって喜びを実感できる、すてきなひとときになるでしょう。

ホテルメトロポリタンではそのような節目を、謝恩会・卒業パーティプランでお手伝いいたします。

一生に残る思い出作りのためのお料理やお飲み物・割引特典やオプションをご用意してお待ちしております。

学生さんが最初に携わる格式のあるホテルとして、ホテルメトロポリタンをぜひご利用ください。

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